Z mojego doświadczenia

Niepewność biznesowa wywołana pandemią przekłada się na finansowanie budów. Część inwestorów odwołuje prace i czeka na dalszy rozwój sytuacji. Czy zarządzanie projektami budowlanymi w kryzysie da się przeprowadzić bezboleśnie? Oto trzy pierwsze, niezbędne kroki i szczegółowe instrukcje.

Zarządzanie inwestycjami budowlanymi wstrzymanymi z powodu COVID-19

• Wstrzymujemy budowę tak, aby umożliwić jej sprawny restart.
• Uzgadniamy rozliczenia, aby nie doprowadzić do pogorszenia się stanu zakończonych robót.
• Zapewniamy odszkodowanie wynikające z polisy ubezpieczeniowej.

Jak sprawnie przeprowadzić te działania?

Otwarty i szczery dialog

To inwestor powinien rozpocząć i przeprowadzić dialog z partnerami. Do rozmów warto zaprosić generalnego wykonawcę, projektanta, inspektora nadzoru oraz inne kluczowe postaci procesu inwestycyjnego np. wynajmującego.

Sugeruję, aby nie zapraszać do tych rozmów od razu prawników. Oni powinni dostać inne zadanie, o czym piszę w dalszej części. Dialog powinien być dynamiczny (rozmowy codzienne), bo roboty budowlane generują każdego dnia duże koszty, a ich wyhamowanie raczej nie nastąpi z dnia na dzień.

Umowy i polisy, czyli tarcze ochronne

W umowach i polisie analizujemy zapisy dotyczące tzw. siły wyższej i możliwości wstrzymania / zawieszenia trwających prac projektowych i budowlanych. To ważne, aby inwestor starannie dopełnił wszelkich czynności, do których obowiązują go umowy i polisa oraz stworzył rekord i archiwum tych czynności.

Zaufany prawnik i kierownik inwestycji może pomóc zabezpieczyć inwestora pod tym względem. Początkowym efektem analizy będzie lista formalności do spełnienia oraz kategorie lub szacunkowe koszty zawieszenia robót. Jeżeli umowy nie precyzują postępowania stron w tym przypadku, sugeruję podpisanie stosownych porozumień w tej sprawie.

Wygrana każdej ze stron

Zawieszenie robót budowlanych i projektowych to sytuacja stresująca dla wszystkich stron inwestycji i wbrew pozorom czas wytężonej pracy analitycznej i komunikacji. W sytuacji pandemii (siła wyższa) radzę inwestorom, aby na początku z góry założyli, że wszystkie strony zdają sobie sprawę z powagi sytuacji. Takie podejście prowadzi do otwartości przy analizie problemów, przed którymi stają uczestnicy inwestycji. To klucz do sprawnego i bezpiecznego wstrzymania robót.

Każda inwestycja budowlana powinna opierać się na zasadzie „win-win”. Jeśli do tej pory tak było, wszystkie strony będą miały nadzieję na dokończenie budowy po lockdownie. Pamiętajmy, że inwestor, projektant i wykonawca mają wiele interesów zbieżnych, także w przypadku zawieszenia z powodu tzw. siły wyższej. Na to należy kłaść nacisk przy negocjacjach. Liczy się zdolność do kompromisu i szybkiego działania, tym bardziej, że rzadko która umowa będzie klarownie określała obowiązki i uprawnienia stron w takim przypadku.

Formalności przede wszystkim

Decyzja zapadła: wstrzymujemy budowę! Wdrożenie jej polega na wpisie do dziennika budowy, który informuje o przerwaniu robót budowlanych. Najlepiej jest to zrobić po zabezpieczeniu przez kierownika budowy prac, materiałów i sprzętu na budowie.

Akt ten powinien być skoordynowany z pismami informującymi o wstrzymaniu budowy, które skierujemy do wykonawców, projektanta i inspektora. Pismo takie należy też doręczyć do ubezpieczyciela budowy.

Po wstrzymaniu budowy, inwestor nie ma obowiązku zatrudniania kierownika budowy i inspektora nadzoru inwestorskiego, ale wtedy przejmuje obowiązki z zakresu bezpieczeństwa na terenie inwestycji. Zazwyczaj radzę, aby inwestor, mimo wszystko, ponosił koszt kierownika budowy podczas wstrzymania robót budowlanych. Najlepiej, aby był to cały czas ten sam kierownik. Będzie to oczywiście dodatkowy koszt inwestycji, ale w dłuższej perspektywie opłacalny. Jeżeli inwestor zwolni lub zmieni kierownika budowy lub inspektora nadzoru, musi o tym powiadomić nadzór budowlany.

Jeżeli inwestor decyduje się na kontynuację współpracy z kierownikiem budowy, powinien się upewnić, że zabezpieczył on na czas wstrzymania robót nie tylko teren budowy i prace, ale też dokumentację budowy. Jeżeli zaś inwestor zwalnia kierownika budowy z chwilą wstrzymania robót, powinien przejąć od niego pełną dokumentację budowy, przed rozliczeniem się za uzgodnione zaawansowanie prac.

Fundamentalne ustalenie: postęp prac

Postęp prac, uzgodniony przez strony, będzie podstawowym parametrem determinującym wysokość należnego wynagrodzenia w dniu wstrzymania. Uzgodnienie tego postępu (w procentach i kwotach) będzie fundamentem pod sprawny restart budowy. Zatem, najpierw musi być decyzja o wstrzymaniu, potem ustalenie daty, a następnie ustalenie zaawansowania na dzień wstrzymania.

Szacowane zaawansowanie przedkłada inwestorowi wykonawca (lub projektant dla prac projektowych) do weryfikacji. Kwestią sporną jest zawsze uwzględnienie zaliczek na sprzęt i materiały wypłaconych przez wykonawcę dostawcom. Co do zasady, uważam, że zaliczki te nie powinny być uwzględniane w zaawansowaniu wykonanych prac. Zagadnienie to powinno być rozpatrywane odrębnie i nie powinno blokować uzgodnienia zaawansowania. Ustalone zaawansowanie nie oznacza odbioru prac, tym bardziej nie zwalnia wykonawcy z odpowiedzialności za nie.

Miejcie oko na roboty budowlane, sprzęt i materiały

Staranne zabezpieczenie wykonanych prac, dostarczonych materiałów i sprzętu leży w interesie nie tylko inwestora, ale też wykonawcy. Należy wziąć pod uwagę przede wszystkim działanie czynników takich jak wilgoć (korodowanie, zagrzybienie, pleśń), wiatr (podmuchy mogą zniszczyć np. nieskończone konstrukcje), erozja i wody gruntowe (np. roboty ziemne).

Sprzęt wykonawcy, w miarę możliwości, powinien zniknąć z budowy. Dobrze, jeśli wywożenie czegokolwiek z budowy będzie monitorowane przez inwestora. Zabezpieczenia w kategorii BHP powinny zostać sprawdzone, poprawione i utrwalone przez kierownika budowy. Zarządzanie projektami budowlanymi to w znacznej mierze dbałość o to, żeby nie doprowadzić do strat.

Należy bezwzględnie zabezpieczyć budowę przed dostępem osób trzecich. Zabezpieczenie prac, materiałów, sprzętu, demobilizacja, najem sprzętu w trakcie zawieszenia będą stanowiły dodatkowy koszt inwestycji, który inwestor niestety będzie musiał ponieść. Skrupulatne udokumentowanie tych kosztów będzie stanowiło furtkę do ewentualnego odszkodowania, o ile inwestor jest ubezpieczony na taką okoliczność.

Dokumentacja fotograficzna

W przypadku decyzji o wstrzymaniu robót budowlanych, w interesie wszystkich stron jest utworzenie bogatej dokumentacji fotograficznej stanu budowy. Należy sfotografować konstrukcję, roboty ziemne, składowane materiały, prace wykończeniowe, roboty tymczasowe, itp.

Fotografowanie powinniśmy zacząć od tego, co zostanie zakryte w celu zabezpieczenia na czas wstrzymania, a więc przed wpisem do dziennika budowy. Zdjęcia powinny zostać zebrane, dokładnie opisane i bezpiecznie zarchiwizowane na bezpiecznym serwerze. Warto rozważyć zdjęcia / filmy z góry, przy pomocy drona, szczególnie w przypadku dużych inwestycji.

Zarządzanie projektami budowlanymi w sytuacji pandemii. Wstrzymanie prac budowlanych – checklista.

• dyskusja z udziałem zespołu
• podjęcie decyzji o wstrzymaniu robót
• ustalenie daty wstrzymania
• ustalenie zaawansowania prac na czas budowy
• dokładna dokumentacja fotograficzna
• wpisanie decyzji o wstrzymaniu prac do dziennika budowy
• przygotowanie pism do zainteresowanych stron (m.in. ubezpieczyciela)
• zabezpieczenie materiałów na czas wstrzymania robót

Inwestorów szukających wsparcia w kwestii sprawnego wstrzymania budowy zapraszam do kontaktu: piotr@mikemanagement.pl

Piotr Mike