Z mojego doświadczenia

Zarządzanie projektami inwestycyjnymi – nierealny budżet

Aż dwa, z trzech projektów budowlanych, przekraczają swój budżet*. Dlaczego, skoro każdy uważa, że budżetu trzeba się trzymać? Często projekt inwestycyjny w budownictwie jest niedoszacowany, a im bliżej końca budowy, tym więcej pomysłów na kosztowne zmiany. O to 8 moich zasad, którymi kieruję się w trosce o budżet inwestycji.

Ustalmy realny, a nie życzeniowy koszt inwestycji

Często słyszymy: “Mamy tylko tyle i w tej kwocie musimy się zmieścić”. Bądźmy szczerzy: kiedy realia rynkowe są inne, to się nie zmieścimy. Powiem więcej, rynki budowlany i nieruchomości się zmieniają. Koszt obliczony na etapie koncepcji będzie nieaktualny na etapie odbiorów budowy.

Jak to robić dobrze?

Ustalamy budżet w oparciu o dane z rynku, doświadczenie, obliczenia i stopień skomplikowania inwestycji. Dodajmy rezerwę na ryzyko i inflację. I mamy budżet.

Często budżet jest za niski i nie mamy wpływu na jego wysokość. W takiej sytuacji mówię otwarcie, że ryzyko przekroczenia budżetu jest wysokie, aby uniknąć rozczarowań. Wtedy inwestor wie, że w toku inwestycji konieczne będzie utworzenie dodatkowej rezerwy.

Pieniądze i projekt inwestycyjny w budownictwie

Etap budowy jest nie tylko najbardziej kosztownym, ale też niesie największe ryzyko. Więcej pisałem o tym w artykule „Kiedy budujesz pokora jest cenniejsza niż ambicja”. Z przechodzeniem przez ten etap jest jak z przekroczeniem rzeki: przechodzimy tam, gdzie blisko do drugiego brzegu i gdzie znamy dno.

• Zatem, aby skrócić czas budowy, staramy się jak najlepiej ją przygotować. Eliminujemy ryzyko poprzez:
  dopracowanie dokumentacji technicznej, projektowej i przetargowej;
• dokładne ustalenie zakresów i punktów styku między wszystkimi uczestnikami projektu;
• przeprowadzenie przetargów, negocjacji i ustaleń (wszystko musi być na papierze!).

Zarządzanie projektami budowlanymi w trosce o budżet

Falstart w budownictwie jest bardzo kosztowny

Jak wynika z mojego doświadczenia, największe odchyłki od harmonogramu inwestycji powstają w pierwszej fazie budowy: przy pracach przygotowawczych i ziemnych. Poślizg ten często okazuje się nie do nadrobienia. Rzutuje on na opóźnienie przedsięwzięcia i niesie ze sobą nieprzewidziane koszty. Znaczna część roszczeń wykonawców o dodatkowe pieniądze dotyczy właśnie tego okresu budowy.

Zanim wbijemy łopatę, upewnijmy się, że budowa jest dobrze przygotowana, m.in.:

• zapewnione jest finansowanie inwestycji;
• prawomocne są wszelkie pozwolenia (na wyburzenia, wycinki, przekładki instalacji, zajęcia pasa drogowego…);
• wydane i sprawdzone są projekty wykonawcze dla części podziemnej budynku;
• zapewniony jest dojazd do budowy;
• poziom wód gruntowych jest w normie uwzględnionej w dokumentacji hydrogeologicznej.

Późniejsze rozpoczęcie budowy kończy się z mniejszą stratą dla budżetu niż przedwczesne rozpoczęcie.

Za projekt inwestycyjny w budownictwie odpowiadają ludzie

Moje doświadczenia są jasne w tej kwestii: przy inwestycji budowlanej liczą się konkretni ludzie, a nie marki firm, w których pracują. Kompetentny i zaangażowany specjalista, choćby był drogi, potrafi zaoszczędzić dużo pieniędzy. I mam tu nie tylko na myśli kierownika budowy, ale też projektanta, inspektora nadzoru, rzeczoznawcę, prawnika, doradcę podatkowego, i innych. Jeśli uda się skompletować zespół dobrych specjalistów, ich wspólnym wysiłkiem można dowieść trudny projekt na czas i w budżecie.

Przy inwestycjach budowlanych warto korzystać z freelancerów – ludzi, których marką jest ich nazwisko. Oni mają najwięcej do stracenia, jeżeli popełnią błąd i stracą zaufanie inwestora. Za nimi nie stoi dział marketingu, kapitał, logo, lub wieloletnia tradycja. Zlecenia najczęściej otrzymują z polecenia, lub od stałych klientów, dlatego są bardziej zaangażowani. Nie mają dużych kosztów pośrednich, więc dla inwestora, prezentują najlepszy stosunek jakości do ceny.

I jeszcze jedno: doświadczenie. W budownictwie ogromną rolę odgrywa umiejętność zadawania pytań z grupy: “a co jeżeli?”. Projekt inwestycyjny w budownictwie wymaga ciągłego zabezpieczenia na ewentualność niekorzystnego i kosztownego rozwoju zdarzeń. Tu największą rolę odgrywa doświadczenie ludzi i warto w takich zainwestować.

Za budżet odpowiada kierownik projektu

Za budżet odpowiada jedna osoba, i tą osobą powinien być kierownik projektu. Niestety, często obserwuję sytuacje, gdzie osoby przełożone w stosunku do PM-a utrudniają utrzymanie kosztów w ryzach. Są to prezesi, inwestorzy, dyrektorzy, cost-controlerzy, czasem klienci / użytkownicy inwestycji. Żądają oni zmian w toku budowy, opóźniają kluczowe decyzje, dorzucają wydatków, szczególnie na początku, kiedy nie widać jeszcze kończących się funduszy.

Z drugiej strony, kierownik projektu musi być twardy, aby tego budżetu bronić. Dotrzymanie budżetu wymaga asertywności:

“Dobrze, przebudujemy to wejście, ale nie mam na to pieniędzy w obecnym budżecie, więc go przekroczę. Dodatkowy koszt pokażę w moim raporcie, abyśmy mieli kontrolę nad całością wydatków”.
Wszystkie dodatkowe koszty skrzętnie notuję i pokazuję w każdym raporcie.

Miejmy otwartą głowę na nowe pomysły

Tak jak na żadnej budowie nie unikniemy kosztów nadprogramowych, tak na każdej będą możliwości znalezienia tańszych sposobów realizacji robót. Bądźmy na to otwarci: wykonawcy, projektanci i inwestorzy. Zawierajmy umowy, które zachęcają do współpracy nad poszukiwaniem oszczędności, zabezpieczone gwarancjami za wady. Najlepszą okazją do burzy mózgów jest okres przetargu na wykonawcę obiektu. A najlepszym partnerem w szukaniu oszczędności jest wykonawca dysponujący profesjonalnym działem serwisu.

Jak to może działać?
Na ostatniej budowie dzieliliśmy się po równo inwestor – wykonawca oszczędnościami zainicjowanymi przez firmę budowlaną, a projektant za współpracę otrzymał dodatkowe wynagrodzenie z tytułu nadzoru autorskiego. Inwestor zaoszczędził na takich zmianach 182.547,20 zł, czyli 1,1% wynagrodzenia podstawowego wykonawcy, co oznacza realne obniżenie kosztów o 2,2%. Zawsze coś!

Na tej samej budowie jeszcze większe oszczędności poczyniliśmy dzięki mechanizmom opisanym poniżej.

To, co niewiadome, rozliczamy powykonawczo

Jeżeli jest jakiś drogi element robót budowlanych, którego nie możemy dokładnie wycenić na etapie podpisywania umowy z wykonawcą, to go nie wyceniamy. Możemy zawrzeć w umowie zapisy o rozliczeniu się za taki element na podstawie faktycznego zużycia według:

• projektu wykonawczego, który powstanie w niedalekiej przyszłości,
• “wuzetek”, lub innych kwitów, które określają ilość stanowiącą o koszcie tego elementu.

Takim przykładem jest np. ilość wody gruntowej, którą wykonawca musi wypompować z wykopu dla kondygnacji podziemnej budynku i odprowadzić ją do kanalizacji miejskiej. Zakład wodociągowy pobierze opłatę od każdego m3 odebranej wody, więc nałoży obowiązek jej opomiarowania. Rozliczmy się z wykonawcą od faktycznie zrzuconej do kanalizacji ilości wody wypompowanej z wykopu.

Inny przykład: stal zbrojeniowa. Na etapie podpisywania umowy z generalnym wykonawcą, najczęściej nie ma jeszcze projektu wykonawczego konstrukcji całego budynku. Określmy zatem dla zbrojenia koszt szacunkowy, koszt jednostkowy i umówmy się, że rozliczymy się od tony stali po wydaniu projektu wykonawczego konstrukcji.

Na obu powyższych elementach, przy średniej wielkości budynku mieszkalnym (6 – 8 tys. m2 powierzchni) możemy zaoszczędzić 1-2% kosztów budowy.

O kontroli kosztów

Tak jak śledzimy mapę, aby dotrzeć do celu, tak też śledzimy koszty, aby je utrzymać w budżecie. Na mapie widzimy drogę, którą przebyliśmy oraz pozostały dystans do pokonania. Tak samo przy monitorowaniu kosztów: zapisujemy koszty – zobowiązania, oraz szacujemy koszty w przyszłości, a sumę przyrównujemy do budżetu. Oto cała filozofia!

Sztuka tkwi w skrupulatności, regularności i doświadczeniu. Pierwsza, pomaga uniknąć pominięcia drobnych kwot, występujących w dużej ilości. Druga, pozwala na sprawne podejmowanie bieżących decyzji. Trzecie ułatwia przewidzieć koszty w przyszłości.

Kontrolę kosztów nawet dużej i skomplikowanej inwestycji można prowadzić w Excelu. Im prostsza tabela, tym lepiej.

O upraszczaniu procesów wewnątrz projektu

Uzyskiwanie pozwoleń, negocjacje, projektowanie i budowanie są skomplikowane same w sobie. Jak jeszcze do tego dochodzą skomplikowane procedury wewnątrzprojektowe, to przedsięwzięcie się zatyka, dochodzi do opóźnień i dodatkowych kosztów.

Przykład: procedura akceptacji płatności. Niejednokrotnie doświadczyłem takiego procesu:

• wykonawca wystawia fakturę,
• faktura jest akceptowana przez kierownika projektu i trafia do działu pn. “Zespół Kontroli Zobowiązań”, oczywiście z licznymi załącznikami,
• ZKZ wysyła fakturę do Działu Księgowości, która księguje i wprowadza przelew do systemu,
• Dyrektor Finansowy akceptuje przelew, i ten wychodzi do wykonawcy.

W powyższej procedurze, ta sama faktura jest sprawdzana przez 7 osób: 2 osoby od wykonawcy (kierownik + księgowa), inspektora nadzoru inwestorskiego, kierownika projektu, ZKZ, księgową inwestora i Dyrektora Finansowego. A wystarczyłyby 4 osoby: księgowa i kierownik z każdej ze stron. Będzie taniej i szybciej!

Projekt inwestycyjny w budownictwie – zasady

Problem utrzymania kosztów w ryzach na przedsięwzięciu budowlanym jest bardzo złożony. Niestety, nie ma na to uniwersalnej recepty. Każdy projekt jest inny, a sektor budowlany cechuje wiele zmiennych. W każdym razie, jeżeli któraś z opisanych tu kwestii szwankuje (a tak jest najczęściej), bardzo łatwo o przekroczenie budżetu. A zatem:

• bądźmy realistami przy określaniu budżetu,
• nie zaczynajmy budowy, która nie jest przygotowana,
• do projektu dobierajmy doświadczonych, sprawdzonych ludzi, nie “dobre marki”,
• cedujemy odpowiedzialność za budżet na kierownika projektu i nie wtrącamy mu się do pracy,
• poszukujemy cały czas sposobów na to, by coś zbudować taniej,
• podobnie, cały czas staramy się upraszczać procedury wewnątrzprojektowe,
• za roboty o dużym stopniu ryzyka rozliczajmy się metodą obmiarową,
• trzymajmy rękę na pulsie monitorując koszty na bieżąco.

Dotrzymanie budżetu to dla mnie kolejny priorytet, obok dowiezienia inwestycji w planowanym terminie. W zdecydowanej większości dotychczasowych projektów (patrz MIKE management, Realizacje) spełniłem wszystkie założenia. Jeżeli jesteś zainteresowany moim wsparciem Twojego projektu, skontaktuj się ze mną.

Piotr Mike
tel. +48 665 101 030
e-mail: piotr@mikemanagement.pl

*w artykule wykorzystano dane z 2015 Global Construction Survey autorstwa firmy KPMG.

Ilustracje: Gosia Tchorzewska / GoTek Rysuje